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Enviar diferentes emails según las respuestas

¿Quieres activar notificaciones a direcciones de email diferentes, o enviar emails automáticos con contenido distinto dependiendo de las respuestas a tu typeform? Buenas noticias: puedes hacerlo creando notificaciones de seguimiento condicionales a través de Zapier.

Puedes crear notificaciones basadas en las respuestas de los encuestados conectando tu typeform a una aplicación de correo electrónico como Gmail usando Zapier. Este artículo de nuestro Help Center te explica cómo empezar.

En este artículo tienes dos ejemplos de notificaciones condicionales:

  1. Enviar emails a direcciones diferentes según la respuesta dada.
  2. Enviar emails con contenido distinto según la respuesta dada.

Enviar emails a direcciones diferentes según la respuesta dada

Supongamos que eres el jefe de Recursos Humanos y que tienes un typeform de solicitud de empleo colgado en tu web. Tienes tres responsables de selección de personal en tu equipo, y cada uno de ellos se encarga de la contratación para uno de estos puestos/áreas:

  • Desarrolladores
  • Atención al cliente
  • Marketing

Tenemos una guía paso-a-paso que explica cómo crear un formulario de solicitud de empleo perfecto aquí pero, para esta demostración, usaremos una versión simplificada. Para mostrar cómo funcionará, también hemos añadido una pregunta al inicio para que los candidatos puedan seleccionar el puesto que quieren solicitar.

No quieres llenar las bandejas de entrada de los responsables de selección con emails que no les son relevantes, ¿verdad? Es más eficiente enviar una notificación de seguimiento sólo al responsable asignado al área en cuestión.

Empieza por seguir los pasos de este artículo hasta el paso 4 (incluído). A continuación, crea la plantilla de un email específico. En nuestro ejemplo vamos a usar el puesto de Desarrollador:

  1. Añade la dirección de email del responsable de selección encargado de los desarrolladores en el campo To.
  2. Añade el texto específico para el puesto de Desarrollador:notification-emails-1
  3. Y utiliza el icono Insert a Field, que encontrarás en la esquina superior derecha, para añadir campos del typeform al cuerpo del mensaje:notification-emails-2
  4. Cuando hayas acabado de configurar el mensaje, haz clic en el icono +, situado  entre las opciones TRIGGER (New entry) y ACTION (Send email): notification-emails-3
  5. Al hacer clic en el icono +, aparecerán las siguientes opciones: Add a Filter or an Action. Selecciona Filter:notification-emails-4
  6. Verás lo siguiente en el panel de la derecha. Haz clic en Save + Continue:notification-emails-5
  7. Configura el filtro añadiendo condiciones, y haz clic en Continue. En nuestro ejemplo, sólo queremos enviar el email si la respuesta a la pregunta “¡Hola! ¿Qué puesto quieres solicitar?” es “Desarrollador”. Por lo tanto, hemos usado la condición: (Text) Exactly matches “Desarrollador”, tal y como puedes ver aquí:notification-emails-12 De esta manera nos aseguramos de que el Zap sólo se activará si se da esta condición.
  8. Finalmente, asegúrate de poner el Zap en modo on.

Ten en cuenta que tendrás que añadir Zaps para cada caso. En nuestro ejemplo, tenemos que crear tres Zaps:

  1. Enviar un email a la dirección de correo electrónico número 1 si la respuesta a la pregunta 1 es Desarrollador: tal y como acabamos de describir.
  2. Enviar un email a la dirección de correo electrónico número 2 si la respuesta a la pregunta 1 es Atención al Cliente: sigue los pasos descritos anteriormente, pero…
    1. Añade una dirección de email distinta en el Paso 1.
    2. Configura el asunto y el cuerpo del mensaje según el modelo de los Pasos 2 y 3.
    3. Finalmente, selecciona “Atención al Cliente” cuando configures el filtro en el Paso 7.
  3. Enviar un email a la dirección de correo electrónico número 3 si la respuesta a la pregunta 1 es Marketing: sigue los pasos descritos anteriormente, pero…
    1. Añade una dirección de email distinta en el Paso 1.
    2. Configura el asunto y el cuerpo del mensaje según el modelo de los Pasos 2 y 3.
    3. Finalmente, selecciona “Marketing” cuando configures el filtro en el Paso 7.

Enviar emails con contenido distinto según la respuesta dada

Ahora imaginemos que tienes una agencia digital y que tienes un typeform de “lead generation.

Te gustaría enviar emails de seguimiento automáticos, pero el contenido debería ajustarse a las necesidades del cliente. Has creado cuatro emails distintos dependiendo de lo que se seleccione en la Pregunta 1 y te gustaría enviar contenido relevante a la audiencia en cuestión:notification-emails-6

¡Haz la prueba! Envía el typeform de arriba varias veces con distintas respuestas y comprueba si recibes un email de seguimiento, y en qué casos. Para poder probar el typeform, debes añadir una dirección de email real en el campo correspondiente.

Así es como puedes configurar esto con Zapier:

Para empezar, sigue los pasos de este artículo hasta el Paso 4 (incluído). Después de esto:

  1. Usando el icono de selección al final del icono “To”, selecciona la pregunta de email del typeform. Así te asegurarás de que el email de notificación se enviará a la dirección de email dada por el encuestado:notification-emails-7
  2. Configura el cuerpo del email con el contenido para el primer caso: cuando la respuesta seleccionada es Dirección artística.
  3. Una vez que hayas configurado el email, haz clic en el icono + que se encuentra entre las opciones TRIGGER (New entry) y ACTION (Send email):notification-emails-8
  4. Aparecerán las siguientes opciones: Add a Filter or an Action. Selecciona Filter:notification-emails-9
  5. Verás lo siguiente en el panel de la derecha. Haz clic en Save + Continue:notification-emails-10
  6. Configura el filtro añadiendo condiciones, y haz clic en Continue. Siguiendo con nuestro ejemplo, queremos que este email se envíe sólo si la respuesta a la pregunta “¿Cómo podemos ayudarte?” es Dirección artística. Or lo tanto, hemos usado la condición: (Text) Exactly matches “Desarrollador”, tal y como puedes ver aquí:notification-emails-11De esta manera nos aseguramos de que el Zap sólo se activará si se da esta condición.
  7. Finalmente, asegúrate de poner el Zap en modo on.

Ten en cuenta que tendrás que añadir Zaps para cada caso. En nuestro ejemplo, tenemos que crear cuatro Zaps:

  1. Enviar el email con contenido relevante si la respuesta a la Pregunta 1 es Dirección artística: tal y como venimos de describir.
  2. Enviar el email con contenido relevante si la respuesta a la Pregunta 1 es Producción web: sigue los pasos descritos anteriormente pero…
    1. Configura el Asunto y el cuerpo del mensaje según el Paso 2.
    2. Selecciona “Producción web” cuando añadas el filtro en el Paso 6.
  3. Enviar el email con contenido relevante si la respuesta a la Pregunta 1 es Desarrollo de aplicaciones: sigue los pasos descritos anteriormente pero…
    1. Configura el Asunto y el cuerpo del mensaje según el Paso 2.
    2. Selecciona “Desarrollo de aplicaciones” cuando añadas el filtro en el Paso 6.
  4. Enviar el email con contenido relevante si la respuesta a la Pregunta 1 es Creación audiovisual: sigue los pasos descritos anteriormente pero…
    1. Configura el Asunto y el cuerpo del mensaje según el Paso 2.
    2. Selecciona “Creación audiovisual” cuando añadas el filtro en el Paso 6.

¡Y ya está!

Para aprender cómo crear notificaciones basadas en la puntuación, echa un vistazo a este artículo.

Recuerda que también ofrecemos un sistema de notificaciones a usuario en nuestra plataforma.

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