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Genera automáticamente certificados de tests o exámenes

¿No sería genial si pudieras enviar automáticamente certificados de finalización de un examen o test? ¡Ahora puedes, integrando tus cuentas de Typeform y WebMerge a través de Zapier!

Te enseñaremos cómo hacerlo utilizando el siguiente typeform de ejemplo: un examen de nivel de inglés. ¡Prueba el formulario tú mismo, y asegúrate de añadir tu dirección de correo electrónico real para ver cómo funciona, y recibir tu certificado!

Configura tu typeform

A continuación encontrarás la estructura del typeform (ten en cuenta que los Grupos de preguntas están contraídos):

Screen Shot 2016-10-26 at 14.15.40

Asegúrate de utilizar la Calculadora en las preguntas de tu examen para llevar la puntuación de las respuestas correctas. Hemos configurado la Calculadora para que añada +1 a la variable Puntuación cuando la respuesta correcta sea elegida (no hace nada si se elige una respuesta incorrecta).

Screen Shot 2016-10-26 at 14.17.38

Ahora hay que definir los rangos de puntuación. Hemos definido los rangos para que se correspondan con los siguientes niveles de inglés:

Nivel de inglés [puntuación]

A1 [0-3]

A2 [4-7]

B1 [8-11]

B2 [12-15]

C1 [16-19]

C2 [20- ]

Crea el certificado

El siguiente paso es crear el certificado que será enviado automáticamente al usuario que responda el examen.

Vas a necesitar una cuenta de WebMerge, y a continuación, tendrás que crear un documento.

Viendo este vídeo tutorial (en inglés) podrás aprender a crear y configurar un nuevo documento en WebMerge:

¡Hemos optado por un archivo PDF, ya que es un certificado y no queremos que sea modificable!

Estas son las merge tags que hemos usado en el documento (que será rellenado con la información enviada a través de Zapier), bajo la pestaña Document Builder:

1

Bajo la pestaña Deliver, hemos escogido la dirección de correo electrónico desde donde se enviará el mensaje, así como el título y contenido del mensaje:

2

Integra y combina la información

Cuando tengas tu documento terminado, el último paso es configurar la integración que enviará la información del typeform a WebMerge.

Hemos utilizado Zapier para ello. Para aprender más sobre cómo funciona Zapier, por favor lee este artículo de nuestro centro de Asistencia.

Así es cómo te puedes asegurar de que cualquier persona que responda el examen reciba un certificado en base a su nivel de inglés:

  1. Ve a tu cuenta de Zapier y clica en el botón MAKE A ZAP!3
  2. Selecciona Typeform como Trigger app:4
  3. New Entry. Clica en Save + Continue (Guardar y Continuar)5
  4. Selecciona tu cuenta de Typeform en la lista de cuentas.
  5. Escoge el typeform que quieres usar de tu cuenta de Typeform:6
  6. Prueba el typeform, y si la prueba es satisfactoria, clica en el botón Continue (Continuar).7
  7. Escoge WebMerge como app de acción (Action App):8
  8. Selecciona “Create Document Merge” y clica en Save + Continue.9
  9. Selecciona tu cuenta de WebMerge en la lista de cuentas.
  10. Escoge un documento de la lista de documentos:10
  11. Se mostrarán todas las Merge tags de tu documento de WebMerge. Aquí es dónde puedes hacer magia: empareja campos de tu typeform con cada campo de WebMerge. Así es cómo los hemos emparejado para nuestro examen de nivel de inglés:11 Emparejamos los campos del typeform con los campos de WebMerge, y manualmente escribimos el nivel: A1. Con esto nos aseguramos de que los campos de nuestro documento de WebMerge serán rellenados automáticamente. Cuando lo hayas hecho, clica en Continue.
  12. Crea una prueba clicando en Create + Continue
  13. Clica en el icono + TRIGGER (New Entry) y ACTION (Create Document Merge):12
  14. Y selecciona Filter (Filtro):13
  15. Verás lo siguiente en el panel derecho. Clica en Save + Continue:14
  16. Se mostrará un panel donde podrás configurar tu filtro. ¿Recuerdas los rangos de puntuación para cada nivel de inglés? Hemos configurado los campos para que se correspondan con el rango de puntuación del nivel A1 de inglés: Score (Number) Less than 4 (= rango de 0 a 3):15Clica en Continue
  17. ¡Ya puedes probar tu filtro y crear tu Zap!

Ya tenemos un Zap configurado para el nivel A1 de inglés. Vamos a necesitar crear Zaps adicionales para cada nivel restante. Así es como puedes hacerlo:

  1. Ve a tu panel de Zapier y copia el Zap tantas veces como posibles resultados del examen haya. Esto es necesario para crear contenido diferente, dependiendo del resultado. Tenemos 6 versiones, que cubren los niveles A1, A2, B1, B2, C1 y C2:16
  2. Edita cada uno de los Zaps:
    • Hemos cambiado manualmente el nivel de inglés en el campo de WebMerge (paso 11) para que refleje cada uno de los niveles: A1, A2, B1, B2, C1 and C2
    • Hemos ajustado el filtro según corresponda (como está explicado en el paso 16):1718

Cuando todo esté configurado, comparte tu typeform, ¡ponte cómodo y relájate! Ya no es necesario que crees certificados de forma manual.

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