Formulario de registro de incidencias laborales

Sustituye los trámites burocráticos por los lindos formularios en línea listos para dispositivos móviles

Facilita el informe de incidentes y accidentes en línea para que puedas tomar medidas más rápidamente.

Recibe notificaciones instantáneas cuando se registra una nueva incidencia y envía los datos a tus propios sistemas.

Un mejor registro de incidentes te ayuda a tomar mejores decisiones y a crear un lugar de trabajo más seguro.

¿Qué es un incidente de trabajo?

Un incidente de trabajo es aquello que le ocurre al trabajador dentro del ámbito laboral. La definición de dicho ámbito no solo se suscribe al propio entorno de trabajo, tal como por ejemplo un complejo de oficinas, sino también al trayecto desde su domicilio al mismo o viceversa tanto si este se efectúa en un medio de transporte público o privado.

Estos sucesos pueden tener como protagonista a uno o varios trabajadores y pueden tener distintos grados de gravedad. En cualquier caso, todo aquel incidente que se produzca dentro del ámbito del trabajo tiene que ser notificado a la compañía. Esta, en aras de poder tomar las medidas necesarias en cada caso tendrá la responsabilidad de recabar toda la información posible.

Esta información provendrá de todas las partes implicadas ya que de lo que se trata es de mejorar los protocolos de actuación, en caso de que esto sea necesario, o de actuar en consecuencia en situaciones de este tipo.

Tipos de incidencias laborales

Una vez que se conoce la definición de accidente de trabajo, es el momento de distinguir algunos de los incidentes laborales más comunes a los que habrá que hacer frente en un centro de trabajo:

· Incidencias de personal. En estos casos los protagonistas son los propios empleados de la compañía, los cuales, han podido tener una disputa de cualquier índole.

· Incidencias de riesgo laboral. En estos casos, por norma general, es el empleado el perjudicado como consecuencia de haber sufrido un accidente dentro del entorno laboral. Este podrá haberse producido como consecuencia de una negligencia suya o sin ella.

· Incidencias en la nómina. En estos casos la nómina del trabajador no se ajusta, en alguno de sus parámetros, a lo acordado por ambas partes.

En cualquiera de estos casos, siempre hay que tener disponible una bitácora de incidencias en la que se recoja toda la información de las mismas. Un trabajo que facilita mucho el disponer de un cuestionario con el formato de la incidencia para que se aporten los datos solicitados.

¿Qué debería incluir un buen Formulario de Registro de Incidencias?

Si acabas de estar involucrado en un incidente laboral, segregarás de pronto mucha adrenalina. Tu cerebro puede enfocarse en algunos detalles y desconectarse completamente del resto. Evita preguntar ‘¿qué pasó?’ esperando que el entrevistado aproveche la recuperación total. Guíales a través de los hechos haciendo preguntas detalladas: ‘¿A qué hora sucedió?’, ‘¿Quién fue testigo del incidente?’, ‘¿Alguien resultó herido?’, ‘¿Dónde?’, ‘¿Qué tan mal quedó?’

Los mejores registros de incidentes se anticipan preguntando algo que podría aparecer más adelante. Las imágenes no se perderán en detalles insignificantes: pide al informante que cargue fotos relevantes (recuerda proteger a las personas vulnerables).

Deja que otros se encarguen del intercambio. Usa el salto lógico de Typeform para personalizar la conversación, ahorrando un tiempo muy valioso.

¿Cómo puede un reporte de incidencias ayudar a tu empresa?

Como humanos, a veces necesitamos un pequeño empujón antes de tomar acción. Cualquiera que haya sido testigo del ‘efecto espectador’ lo sabe.

Crear un formulario de reporte de incidencias laborales excelente resulta muy claro en lo que debe hacer la persona, y le empuja a la acción. Hacer preguntas efectivas es clave. ‘¿Qué debe suceder después?’ Es tan importante como ‘¿Qué pasó?’.

Asegúrate de que exista responsabilidad por las acciones al otorgar responsabilidades específicas a las personas: ‘¿Quién hará esto?’ Los grandes registros de incidencias laborales también cuentan una historia: una narración detallada puede revelar la condiciones que contribuyeron a una incidencia.

Un registro más completo ayuda a los equipos a tomar decisiones informadas sobre el entorno, las políticas y los procesos.

¿Cómo mejorar nuestro proceso de registro de incidentes en materia laboral?

Primero, identifica qué constituye un gran informe de incidencias del personal para tu empresa. En un entorno médico, podría estar registrando tantos detalles como sea posible antes de una futura revisión. En un entorno de trabajo lleno de riesgos, los planes de acción SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo determinado) podrían ser clave. En un entorno de asistencia social de rápido movimiento, la prioridad podría ser la velocidad. En cualquier caso, tu personal de primera línea debe sentirse respaldado por los procesos, sin ser obstaculizado. Están aportando valor en la vida de otras personas, así que aporta valor en las suyas creando un formulario de registro de incidentes que elimine la fricción. Una vez que tengas tus prioridades claras, crea un formulario que haga el trabajo pesado haciendo las preguntas correctas. Echa un vistazo a nuestro generador de formularios para obtener más consejos.

¿Cómo deberíamos realizar el seguimiento de incidencias del personal?

Tu última pregunta debe solicitar acciones SMART que respondan al incidente de trabajo. Esas acciones se convierten en tus bloques de construcción para un seguimiento eficaz. Las acciones más inteligentes no suponen nada hasta que alguien las asume y comienza a ponerlas en práctica.

Recuerda integrar tu typeform con otras aplicaciones para filtrar las respuestas en tu actual flujo de trabajo. ¿Usas Trello para administrar las tareas del equipo? Crea tarjetas en la lista de un miembro del equipo para hacer que las acciones sean visibles. ¿Sigues usando el viejo correo de confianza? Recibe notificaciones cada vez que te informen de una nueva incidencia; es bueno para cualquiera que esté de guardia y necesite mantenerse informado.

La información es crítica para cualquier servicio de soporte. Haz un seguimiento de los incidentes de trabajo a lo largo del tiempo y ve puliendo los procesos. Finalmente, continúa la conversación. Escucha a tu personal, mejora tu typeform y trabaja para reducir todos los incidentes en el trabajo que puedan estar ocasionándose.

“¡Wow, @Typeform es increíble! Mil veces mejor que casi cualquier otro formulario!”

Rose Chiango - Archives & Information science student

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