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Áreas de trabajo

Lo primero que ves cuando inicias sesión en Typeform es tu área de trabajo. Aquí es donde guardas y organizas todos tus typeforms.

Cuando creas tu primer typeform, este se guarda automáticamente en el área de trabajo predeterminada (My workspace), pero puedes crear más áreas de trabajo para mantener tus typeforms bien organizados. 

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Los typeforms que se encuentran en una misma área de trabajo se muestran, por defecto, en forma de mosaico. Están organizados por orden de creación, por lo que el que hayas creado el último aparecerá el primero. Aun así, también puedes establecer que tus typeforms se muestren en función de la fecha en la que se haya realizado la última actualización o bien por orden alfabético. Por último, también puedes ver tus typeforms en forma de lista en vez de en mosaico. 

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Pero las áreas de trabajo no son solo vías de acceso a tus typeforms. En ellas encontrarás muchas herramientas de utilidad que te ayudarán a tenerlo todo bien organizado.

¿Qué puedes hacer en un área de trabajo?

Cada typeform que crees aparecerá representado en tu área de trabajo mediante una forma rectangular. Pulsa en el icono de los tres puntos (que verás en la esquina) de uno de los rectángulos para abrir las siguientes opciones. Estas te permitirán hacer distintas cosas con ese typeform:

Ver: esta opción te permite abrir el typeform en una nueva pestaña.

Cambiar nombre: pulsa aquí para editar el nombre de tu typeform.

Duplicar: hace una copia del typeform. Esta opción viene muy bien si lo que quieres es reutilizar algo que ya has creado sin perder el original. Los resultados no se duplican, pero algunas configuraciones (como las alertas de email) se conservan en el nuevo typeform tras hacer la copia.

Conectar: te lleva directamente a la pestaña "Conectar", desde donde podrás añadir integraciones a tu formulario.

Compartir: te lleva directamente a la pestaña "Compartir", desde donde podrás compartir tu typeform a través de distintos medios.

Resultados: te lleva directamente a la pestaña “Resultados”, en la que tendrás acceso a los resultados obtenidos con el formulario.

Copiar a: copia el typeform en otra área de trabajo.

Mover a: envía el typeform a otra área de trabajo.

Eliminar: si pulsas aquí, aparecerá un mensaje de advertencia en el que se te pedirá que confirmes que quieres eliminar el typeform. Ten en cuenta que si pulsas la tecla "Intro/Enter" de tu teclado, se considerará que estás "autorizando" la eliminación de tu typeform.

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Nota: solo los dueños de un área de trabajo verán la opción "Eliminar" (para más información, consulta el apartado "Cómo añadir a otros usuarios a un área de trabajo").

¿No encuentras un typeform o un área de trabajo? Pulsa en la barra de búsqueda:

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Y, ahora, escribe los términos clave para encontrar lo que estás buscando:

Pulsa sobre cualquiera de los resultados que hayas obtenido para abrir esa área de trabajo o ese typeform.

Cómo unirte a áreas de trabajo ya existentes

Si quieres colaborar con otros miembros de tu equipo, estos pueden invitarte a formar parte de una o más áreas de trabajo. Aunque también tienes la opción de acceder a una vista general de las áreas de trabajo que ya existen en tu organización y solicitar unirte a ellas directamente.

Para unirte a un área de trabajo:

1. Pulsa en el icono "+ Añadir área de trabajo".

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Si en tu organización ya se han creado varias áreas de trabajo, podrás verlas y unirte a ellas desde aquí:

En el cuadro de vista previa de cada área de trabajo, aparecerá el nombre del dueño (o los dueños) de dicha área de trabajo y, si pasas el ratón por encima de los iconos de las siglas, podrás ver los nombres de los primeros cinco miembros de esa área de trabajo. En caso de que haya más de cinco miembros, también se indicará aquí el número de miembros restante.

2. Pulsa el botón "Unirse" para enviar una solicitud al dueño del área de trabajo de la que quieres formar parte. Si te fijas, verás que al lado de las áreas de trabajo compartidas de las que ya eres miembro aparece la etiqueta "Unido".

Una vez solicites unirte a un área de trabajo, verás que esta cambia de estado y aparece a su lado la etiqueta "Solicitado". No es posible que canceles tu solicitud para unirte a un área de trabajo, pero siempre puedes abandonarla una vez seas miembro.

3. Cuando el dueño del área de trabajo acepte tu solicitud para unirte a ella, recibirás un correo electrónico similar al que te mostramos a continuación. Solo te quedará hacer clic en "Únete al área de trabajo" para acceder directamente a ella y empezar a colaborar con tus compañeros de equipo.

Cómo aceptar solicitudes de otros usuarios para unirse a un área de trabajo del que eres "dueño"

Si el/la dueño/a del área de trabajo eres tú, recibirás un correo electrónico cuando otros miembros de tu organización soliciten que les añadas a tu área de trabajo.

Para aceptar estas solicitudes:

1. Pulsa "Aprobar solicitud" para añadir a la persona que te ha enviado la solicitud a tu área de trabajo.

Cuando aceptas la solicitud de otra persona para unirse a tu área de trabajo, el sistema asigna a este usuario el rol "Leer" por defecto. Puedes obtener más información sobre lo que implica tener el rol "Leer" en un área de trabajo aquí.

2. Si quieres cambiar el rol que se ha asignado de forma predeterminada a un miembro de tu área de trabajo (o bien quieres eliminarlo de dicha área), pulsa el menú desplegable correspondiente y selecciona el rol que quieras asignarle.

Cómo crear nuevas áreas de trabajo

Puedes crear varias áreas de trabajo para organizar mejor tus typeforms y que te resulte más fácil encontrarlos. Por ejemplo, podrías crear un área de trabajo distinta para cada campaña de marketing que hagas, cada departamento de la empresa o cada trimestre del año.

1. Pulsa en el icono del "+" para crear un área de trabajo nueva.

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2. Si en tu organización ya se han creado varias áreas de trabajo, también podrás verlas y unirte a ellas desde aquí. Para crear una nueva, pulsa el botón "Crear área de trabajo".

3. Escribe el nombre que quieras darle en la ventana emergente que aparecerá en pantalla y pulsa "Crear área de trabajo".

Cómo eliminar un área de trabajo

Para eliminar un área de trabajo, pulsa en el icono de los tres puntos que aparece al lado de su nombre y selecciona la opción "Eliminar". Para poder eliminar un área de trabajo has de tener el rol de "dueño". Ten en cuenta que no podrás eliminar el área de trabajo predeterminada, es decir, "My workspace", incluso aunque le hayas cambiado el nombre. Tampoco puedes abandonar un área de trabajo de la que seas dueño/a.

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Cómo mover typeforms de unas áreas de trabajo a otras

Si decides organizar tus typeforms y colocarlos en distintas áreas de trabajo, necesitarás moverlos de sitio.

Para ello, pulsa en el icono de los tres puntos del formulario que quieras mover a otra área de trabajo y selecciona la opción "Mover a” en el menú.

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Ahora, haz clic en el nombre de la organización a la que quieras trasladar el formulario y, después, en el nombre del área de trabajo, dentro de esa organización, de la que pasará a formar parte a partir de ahora.

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¡No te preocupes! La configuración y los resultados obtenidos con tu typeform no se verán afectados durante esta operación.

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¡Advertencia! No puedes mover typeforms de una cuenta a otra salvo que tengas un plan Plus. Y si alguien con un plan Plus te invita a una de sus áreas de trabajo, solo podrás mover typeforms a las áreas de trabajo del dueño de la cuenta Plus, pero no en el sentido contrario. Para mover un typeform de una cuenta a otra, debes ser el/la dueño/a (o bien uno de los dueños) de la cuenta de origen en la que se encuentra el typeform que quieres mover (consulta este apartado para obtener más información al respecto).

Áreas de trabajo de otras organizaciones

Los usuarios con planes Plus o superiores pueden invitar a otras personas a sus áreas de trabajo (para saber cómo puedes añadir a otros usuarios a un área de trabajo, echa un vistazo a este artículo).

Todas aquellas áreas de trabajo en tu cuenta a las que hayas invitado a otras personas aparecerán en el apartado “Compartidas”. Y aquellas que no hayas compartido con nadie aparecerán en el apartado “Privadas”:

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Para ver las organizaciones a las que te han invitado y acceder rápidamente a esas áreas de trabajo, pulsa en tu nombre de usuario (que encontrarás en la esquina superior izquierda de la pantalla). Las encontrarás en el apartado "Tus organizaciones":

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Pulsa en el nombre de cualquier organización para ver las áreas de trabajo compartidas a las que tienes acceso. En esta organización, por ejemplo, la usuaria es miembro de tres áreas de trabajo:

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Si te fijas, en la esquina superior izquierda del área de trabajo, ahora podrás ver el nombre de la organización que tengas abierta en esos momentos. Puedes crear áreas de trabajo tanto privadas como compartidas dentro de esta organización. 

Cómo añadir a otros usuarios a un área de trabajo

1. Si quieres añadir usuarios a un área de trabajo, abre el área de trabajo en cuestión y haz clic en el botón "Invitar" (que aparece al lado del nombre del área de trabajo).

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2. Introduce la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieras invitar en la ventana emergente que aparecerá en pantalla y, después, pulsa el botón "Invitar" para enviarle una invitación. El nombre de esta persona no se incluirá en la lista de miembros del área de trabajo hasta que no acepte la invitación, aunque sí aparecerá su dirección de correo. Ten en cuenta que, si este usuario no forma parte ya de tu organización, pasará a ocupar uno de los asientos disponibles incluidos en tu plan.

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3. Cuando esa persona reciba la invitación, deberá pulsar el botón "Únete al área de trabajo" incluido en el correo electrónico que haya recibido y, después, iniciar sesión en su cuenta.

4. Encontrarás las áreas de trabajo que compartas con otros usuarios (o que estos compartan contigo) en el apartado "Compartidas" de la barra lateral. Pulsa en el botón "Invitar" para ver la lista de usuarios que tienen acceso a esa área de trabajo.

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5. Cuando añades a un usuario a un área de trabajo, puedes nombrarlo "dueño" o bien asignarle el rol "editar" o "leer". A los dueños de las cuentas se les asigna automáticamente el rol de "dueño" cuando se les añade a un área de trabajo. En este enlace puedes ver, de forma detallada, los distintos permisos que se pueden tener en un área de trabajo.

Un área de trabajo puede tener varios dueños. Para nombrar "dueño" a un miembro del área de trabajo que tenga en esos momentos el rol "editar" o "leer", abre la ventana de gestión de miembros del área de trabajo, pulsa en el menú desplegable que aparece al lado del nombre de esa persona y selecciona la opción "dueño".

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También puedes utilizar este mismo menú desplegable para quitarle a un usuario el rol de "dueño". 

6. Para eliminar a alguien de un área de trabajo, abre la ventana de gestión de miembros del área de trabajo, pulsa en el menú desplegable que aparece al lado del nombre de esa persona y selecciona la opción "Eliminar del área de trabajo". 

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Nota: eliminar a un miembro del área de trabajo no le saca automáticamente del equipo. Seguirá apareciendo como miembro de la organización en el apartado "Miembros de Org" (dentro de las opciones de organización) y ocupando un asiento en ella.

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